Remplacer mes classeurs par du papier numérique

La numérisation est une solution efficace de réduction des documents papier, de l'encombrement et des risques de sécurité inhérents aux documents mal gérés, à la maison ou au bureau. Un modèle de classification numérique est souvent plus efficace et efficient pour trouver un document. La fonction de recherche des ordinateurs et tablettes peuvent également être mis en contribution.

Avant l’intervention

• Ne trouve pas l’information

• Coûts du personnel, classeurs, surface de bureau, ménage

Après l’intervention

• Procédure de travail en numérique

• Fonctionnalité de recherche en numérique

• Simplifier la recherche de documents

Bénéfices

• Réduction des frais de classement, 4 fois plus rapide.

• Réduction du temps de recherche dans les classeurs

• Économie d’espace en évitant des frais d’agrandissement

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Pour en savoir plus

Remplacer mes classeurs par du papier numérique

Pourquoi devrais ton basculer vers du papier numérique et remplacer mes classeurs? La création de documents est en constante augmentation, le coût représenté par la gestion de documents papier ne cesse de croître et, avec le volume, la capacité de retrouver facilement et sûrement l’information ou la pièce dont on a besoin diminue. Vous devez considérer le temps requis pour l’identification, le classement et une fois par année le ménage dans les dossiers et leurs archivages. Sinon, le volume de classeurs physique avec leurs coûts en matériel de classement tels que chemises et étiquettes va augmenter.

Même si le retour sur investissement découlant d’une diminution de consommation de papier est souvent faible, la numérisation facilite grandement l’accès à l’information et impacte favorablement l’organisation du travail. Des avantages qui poussent un nombre croissant d’entreprises à procéder en numérique. On convertie en numérique dès que le papier arrive dans l’organisation.

Remplacer mes classeurs par du papier numérique permet la reconnaissance des caractères dans le document numérique facilitant sa localisation à partir d’un outil de recherche.

La réception d’un document papier dans une organisation se traduit souvent par de nombreuses duplications et créations de versions différentes pour différentes raisons d’affaires. Retrouver la bonne version papier peut représenter un coût important. La numérisation d’un document va éliminer les impressions et les photocopies. Une bonne méthode de classification accompagnée d’une gestion des versions va garantir l’unicité du document.