Construire vos outils pour répondre à un appel d’offres

Répondre à un appel d'offres

Notre approche, soutenue par des outils, favorise la compréhension des divers éléments d’un appel d’offres. Vous apprendrez à utiliser les arguments qui font la différence et qui vous permettent de mieux performer.

Avant l’intervention

Difficulté de prendre une décision sur un appel d’offres
Possibilité d’un coût interne élevé

Après l’intervention

On contrôle les travaux
Simplifier la contribution du personnel en réduisant leur effort
Diminution du stress chez les employés

Bénéfices

Augmenter vos revenus en gagnant davantage d’appel d’offres
Réduction des coûts de participation
Augmentation de la motivation chez les employés

Répondre efficacement et rapidement à un appel d’offres présente un défi pour plusieurs entreprises. Cela peut rapidement devenir une source de stress pour le personnel impliqué, une dépense importante avec parfois un risque d’échec élevé. Notre approche rigoureuse réduit ces risques et les dépenses et optimise les chances de succès.

Le processus

Les appels d’offres publiques sont disponibles sur 2 sites : Québec SEAO et Canada Merx

Un appel d’offres public est composé de deux parties séparées :

1 La conformité

2 Le prix

C’est un :

1 Processus rigoureux, exigent pour le client et le demandeur.

2 Vous devez réussir l’étape de la conformité.

3 Après cette réussite, l’enveloppe de prix sera ouverte.

4 La meilleure proposition sera acceptée par le demandeur.

5 Si la conformité a échoué, l’enveloppe de prix vous sera retournée sans ouverture.

Objectifs

Accompagner le client pour maximiser l’atteinte de la conformité.

Processus en 10 étapes.

Demande quelques semaines de travail.

Tu dois démontrer par écrit que tu es le meilleur pour faire ce mandat.

C’est valorisant.

Augmente les revenus, certains que tu vas être payé.

Étape 1 obtenir les documents

Le client s’inscrit sur le site.
Télécharge tous les documents.
Le client doit vérifier de temps en temps s’il n’y a pas d’autres documents qui se sont ajoutés, généralement des addendas.
Si le client décide de ne pas répondre, il doit remplir un formulaire de non-participation en indiquant la raison. Cela est important pour le demandeur, car il peut corriger la situation.
Le client m’envoie les documents par courriel.

Étape 2 classer les documents

Je classe les documents selon leurs types.
Un appel d’offres peut comprendre une dizaine de documents.
Document d’appel d’offres, peut avoir plus de 100 pages.
Grilles de conformité.
Grilles d’évaluation.
Grille de prix.
Règles.
Devis technique.
Formulaire de soumission.
Contrat.
Addenda.

Étape 3 imprimer tous les documents

Tous les documents sont importants.
Les imprimés permettent de s’assurer qu'ils sont tous présents.

Étape 4 lire et commenter tous les documents

Il faut tous lire les documents imprimés.
Identifier les documents qui s’appliquent pour le client.
Identifier les liens entre les documents.
Porter une attention aux grilles de conformité.

Étape 5 définir la stratégie de réponses aux conformités

En fonction de l’appel d’offres et du client, je définir la stratégie qui va maximiser les chances de remporter la conformité.
Ce n’est pas parce que le client se déclare conforme que le demandeur va le croire
Cela dépend de la justification qui est présentée
Cette justification peut être accompagnée d’annexes pertinentes

Étape 6 produire les gabarits de réponses, si requis

Parfois les gabarits de réponse sont fournis en PDF, on doit les convertir en Word ou Excell pour être complété.
Par la suite, ils seront numérisés en PDF pour être transmis

Étape 7 Plan de rédaction en lien avec la stratégie

Je produis un plan de rédaction avec tous les documents qui sont requis pour la conformité.

Étape 8 Rédaction par le client

C’est à vous de travailler.
Respecter le plan de rédaction.

Étape 9 Validation de la conformité

C’est ici l’étape la plus importante qui nécessite toute mon expertise et mon expérience.
Je me place à la position du demandeur.
Je valide chaque document qui sera déposé.
Si j’ai un doute sur la conformité, on va corriger le texte avant le dépôt

Étape 10 Dépôt des documents au demandeur

On dépose toujours 2 jours avant la date fixée.
Une marge de sécurité avant la date limite.
Avec cette approche, tous mes clients ont réussi leur conformité.

Ouverture et traitement des soumissions

Il faut au minimum deux soumissions conformes pour ouvrir les enveloppes de prix.
S’il y en a une seule, les autorités doivent donner leur accord.
Si aucun accord, les enveloppes de prix sont retournées.
L’appel d’offres est annulé
On recommence le tout

Passez à l’action : Offre de service

Production à cout fixe, des 10 étapes du processus de rédaction de la conformité à un appel d’offres public, communication par courriel et ateliers de travail en Visioconférence.

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Pour en savoir plus

Outiller pour répondre à un appel d’offres voit ces origines à près de 70 ans. Le parti libéral s’était engagé avant l’élection de 1960 à ouvrir une commission d’enquête sur les pratiques administratives du gouvernement de l’Union Nationale. L’enquête eut lieu sous la présidence d’un juge. Elle établit qu’un système élaboré de financement frauduleux du parti au pouvoir à même des commissions versées par des entreprises bénéficiaires de contrats gouvernementaux, avait existé pendant de nombreuses années.

La première initiative de Jean Lesage fut de doter le Québec d’une fonction publique compétente, intègre et impartiale. Les postes clés furent confiés à des titulaires formés aux meilleures disciplines. Pour la première fois, on vit entrer au service du gouvernement des sociologues et des économistes. Des normes de rigueur et d’impartialité furent inscrites dans la loi concernant le recrutement et le cheminement de carrière des serviteurs de l’État.

L’existence d’une fonction publique intègre et jouissant d’un statut et de conditions de travail enviables a également permis d’offrir à la population des services de meilleure qualité et de mettre de l’ordre dans les transactions du gouvernement avec les fournisseurs privés de biens et de services.

Ces transactions se font maintenant sous l’empire de règles strictes de transparence, d’impartialité et d’équité. Tout contrat d’une valeur supérieure à un montant minimum doit être attribué suivant des règles qui obligent à favoriser l’entreprise ayant soumis la meilleure proposition. Ont ainsi été pratiquement éliminées les pratiques de commissions occultes qui eurent longtemps cours dans ce domaine.

L’appel d’offres public est une procédure formelle d’appel à la concurrence qui se caractérise par l’obligation, pour un organisme public, de publier un avis d’appel d’offres dans le système électronique d’appel d’offres, communément appelé SEAO. Toutes les entreprises répondant aux critères d’admissibilité ont le droit de soumissionner en réponse à l’appel d’offres public publié.

Avec vos nouveaux outils pour répondre à un appel d’offres, vous serez mieux équipé pour augmenter vos revenus. Voici une liste partielle des organismes publics du Gouvernement du Québec susceptible de publier des appels d’offres.