Processus pour répondre à un appel d’offres
Répondre à un appel d'offres
Répondre efficacement et rapidement à un appel d’offres présente un défi pour plusieurs entreprises. Cela peut rapidement devenir une source de stress pour le personnel impliqué, une dépense importante avec parfois un risque d’échec élevé. Notre approche rigoureuse réduit ces risques et les dépenses et optimise les chances de succès
Le processus
Les appels d’offres publiques sont disponibles sur 2 sites : Québec SEAO et Canada Merx
Un appel d’offres public est composé de deux parties séparées :
1 La conformité
2 Le prix
C’est un :
1 Processus rigoureux, exigent pour le client et le demandeur.
2 Vous devez réussir l’étape de la conformité.
3 Après cette réussite, l’enveloppe de prix sera ouverte.
4 La meilleure proposition sera acceptée par le demandeur.
5 Si la conformité a échoué, l’enveloppe de prix vous sera retournée sans ouverture.
Objectifs
Accompagner le client pour maximiser l’atteinte de la conformité.
Processus en 10 étapes.
Demande quelques semaines de travail.
Tu dois démontrer par écrit que tu es le meilleur pour faire ce mandat.
C’est valorisant.
Augmente les revenus, certains que tu vas être payé.
Étape 1 obtenir les documents
Le client s’inscrit sur le site.
- Télécharge tous les documents.
- Le client doit vérifier de temps en temps s’il n’y a pas d’autres documents qui se sont ajoutés, généralement des addendas.
- Si le client décide de ne pas répondre, il doit remplir un formulaire de non-participation en indiquant la raison. Cela est important pour le demandeur, car il peut corriger la situation.
- Le client m’envoie les documents par courriel.
Étape 2 classer les documents
Je classe les documents selon leurs types.
- Un appel d’offres peut comprendre une dizaine de documents.
- Document d’appel d’offres, peut avoir plus de 100 pages.
- Grilles de conformité.
- Grilles d’évaluation.
- Grille de prix.
- Règles.
- Devis technique.
- Formulaire de soumission.
- Contrat.
- Addenda.
Étape 3 imprimer tous les documents
- Tous les documents sont importants.
- Les imprimés permettent de s’assurer qu'ils sont tous présents.
Étape 4 lire et commenter tous les documents
- Il faut tous lire les documents imprimés.
- Identifier les documents qui s’appliquent pour le client.
- Identifier les liens entre les documents.
- Porter une attention aux grilles de conformité.
Étape 5 définir la stratégie de réponses aux conformités
- En fonction de l’appel d’offres et du client, je définir la stratégie qui va maximiser les chances de remporter la conformité.
- Ce n’est pas parce que le client se déclare conforme que le demandeur va le croire.
- Cela dépend de la justification qui est présentée.
- Cette justification peut être accompagnée d’annexes pertinentes.
Étape 6 produire les gabarits de réponses, si requis
- Parfois les gabarits de réponse sont fournis en PDF, on doit les convertir en Word ou Excell pour être complété.
- Par la suite, ils seront numérisés en PDF pour être transmis
Étape 7 Plan de rédaction en lien avec la stratégie
- Je produis un plan de rédaction avec tous les documents qui sont requis pour la conformité.
Étape 8 Rédaction par le client
- C’est à vous de travailler.
- Respecter le plan de rédaction.
Étape 9 Validation de la conformité
- C’est ici l’étape la plus importante qui nécessite toute mon expertise et mon expérience.
- Je me place à la position du demandeur.
- Je valide chaque document qui sera déposé.
- Si j’ai un doute sur la conformité, on va corriger le texte avant le dépôt.
Étape 10 Dépôt des documents au demandeur
- On dépose toujours 2 jours avant la date fixée.
- Une marge de sécurité avant la date limite.
- Avec cette approche, tous mes clients ont réussi leur conformité.
Ouverture et traitement des soumissions
- Il faut au minimum deux soumissions conformes pour ouvrir les enveloppes de prix.
- S’il y en a une seule, les autorités doivent donner leur accord.
- Si aucun accord, les enveloppes de prix sont retournées.
- L’appel d’offres est annulé.
- On recommence le tout.
Passez à l’action, Offre de service
Production à cout fixe, des 10 étapes du processus de rédaction de la conformité à un appel d’offres public, communication par courriel et ateliers de travail en Visioconférence.