Modèle de gestion documentaire, de bout en bout, fut présenté lors de l’évènement Documation 2003, à Montréal, en Mai 2003

Des affirmations

• ...10% de l’information est structurée et 90% est non structurée…Interdoc
• … dans une journée de travail de huit heures, les travailleurs intellectuels sont productifs pendant 1h48 minutes, ils passent le reste de leurs temps à dupliquer ou à chercher de l’information … Knexa Enterprises

Constats d’évolution

• Hier
  • Travail confié à des secrétaires
  • Équipements spécifiques (AES, Micom)
  • Formation et procédures
• Aujourd’hui
  • Tout le monde produit des documents
  • Larges gammes d’outils et de supports
  • Peu ou pas de formation
  • Peu ou pas de procédures

Notre défi, aujourd’hui une architecture de bout en bout

• Penser numérique
  • À la source, dès la conception
  • Partager l’information
  • Technologie Tablet PC ou autres
• Penser WEB
  • Stockage de l’information
  • Indexation du contenu
  • Diffusion de l’information

Modèle de gestion documentaire, de bout en bout décrit l’ingénierie documentaire

Choix des systèmes, moyens techniques et méthodes efficaces et rentables pour

• Créer ou recevoir
• Classifier et classer
• Repérer, diffuser et utiliser
• Exploiter
• Protéger et éliminer les documents.

Modèle de gestion documentaire, de bout en bout présente la loi 161, Cadre juridique des technologies de l’information

Sanctionné le 21 juin 2001

• La notion de document
  • 34 articles
• Établissement d’un lien avec un document technologique
  • 24 articles
• Mise en oeuvre des infrastructures technologiques et juridiques
  • 6 articles

Pourquoi détruire un document numérique

• Prend peu d’espace si compressé
• Coût de stockage en baisse (M.O.)
• Indexation externe (Google et etc.)
• Peut toujours être utile.
• Si réglementation alors
  • …Normes et procédures
  • Calendrier de conservation
  • Outil de gestion (record management)
  • Logiciels spécialisés (OTG, K-Par etc)

Alors, aujourd’hui il faut :

• Penser numérique.
• Penser web.
• L’information au service de l’organisation.
• Diffuser l’information à vos employés.
• Conserver l’information pour le futur.
• Agir maintenant.
• Agir localement.